Kontrola nie musi oznaczać kryzysu. W praktyce najwięcej stresu bierze się nie z samego jej przebiegu, tylko z tego, że dokumenty są rozproszone, a w Firmie nikt nie wie dokładnie, kto za co odpowiada. Większość przygotowań można uporządkować z wyprzedzeniem, a później regularnie je aktualizować.

Uporządkuj dokumentację, zanim będzie potrzebna

• Jedno miejsce, w którym trzymasz dokumenty księgowe — najlepiej z kopią elektroniczną.
• Spójne nazewnictwo plików, żeby odnalezienie konkretnej faktury zajmowało sekundy, a nie pół dnia.
• Komplet umów i aneksów z kontrahentami, razem z istotną korespondencją.
• Potwierdzenia płatności powiązane z odpowiadającymi im dokumentami.

Ustal, kto prowadzi kontakt

Ryzyko rośnie, gdy kilka osób w Firmie udziela odpowiedzi niezależnie od siebie. Wyznacz jedną osobę prowadzącą sprawę, przygotuj wcześniej niezbędne pełnomocnictwa i upewnij się, że Twój doradca podatkowy oraz biuro rachunkowe wiedzą, że mogą być potrzebni.

Czego lepiej nie robić

• Nie improwizuj odpowiedzi na pytania, których nie rozumiesz — poproś o czas i skonsultuj je.
• Nie przekazuj dokumentów poza wiedzą osoby prowadzącej sprawę.
• Nie zwlekaj z kontaktem ze specjalistą „do czasu, aż będzie wiadomo, o co chodzi”.

Ten tekst nie zastępuje porady podatkowej i nią nie jest. W konkretnej sprawie zawsze współpracujemy z uprawnionym doradcą podatkowym. Naszym zadaniem jest dobrać właściwą osobę i koordynować komunikację tak, żebyś nie musiał pilnować wszystkiego samodzielnie.